Grundsätze der Datenverarbeitung
bei der Autohaus Giraud GmbH
Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist
Autohaus Giraud GmbH
Heinrich-Hertz-Str. 1
76297 Stutensee-Friedrichstal
Telefon: 07249 / 94 55 - 0
Telefon: 07249 / 94 55 - 41
E-Mail: info@autocenter-giraud.de
Vertreten durch die Geschäftsführung:
Wolfgang Giraud
Nadine Giraud-Schwarz
Frank Giraud
Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten im Impressum unserer Internetseite: Impressum
Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?
Wenn wir Daten von Ihnen erhalten haben, dann werden wir diese grundsätzlich nur für
die Zwecke verarbeiten, für die wir sie erhalten oder erhoben haben.
Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen
rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3
DSGVO und Art. 14 Abs. 4 DSGVO werden wir in dem Fall selbstverständlich beachten.
Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch
spezifische Rechtsvorschriften gibt – Art. 6 DSGVO. Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO)
Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO
Datenverarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)
Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)
Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das
Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.
Wenn wir Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, haben Sie als Betroffene/r das Recht, unter
Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten
zu widersprechen.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z.B. im Handelsrecht oder Steuerrecht – werden die
betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der
Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine
Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.
Grundsätzlich nehmen wir gegen Ende eines Kalenderjahres eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis
einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische
Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.
Selbstverständlich können Sie jederzeit (s.u.) Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten
verlangen und im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der
Verarbeitung verlangen.
An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die
Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, die Weitergabe auf Basis einer Interessenabwägung i.S.d. Art.
6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zulässig ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder insoweit Sie eine Einwilligung
erteilt haben.
Beispiele für die Weitergabe von Daten können u.a. folgende sein:
- Weitergabe von Kauf- und Vertragsdaten an Steuerberater
- Weitergabe von Daten an die Ford Werke GmbH (siehe dazu auch Abschnitt „Weitergabe von Daten an Ford“
- Weitergabe von Kontaktdaten zu Werbezwecken an Ford oder Werbeagenturen (nur mit Ihrer Einwilligung)
- Weitergabe von Daten an TÜV-Dienstleister, bei TÜV-Überprüfung in unserem Haus
- Weitergabe von Daten an Zulassungsstellen / -dienstleister, wenn wir die Zulassung Ihres Fahrzeugs übernehmen.
- Weitergabe von Daten an Finanzierungsbanken bei Finanzierungsanfragen / -verträgen.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Ihre personenbezogenen Daten werden von uns ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet.
Sofern wir Ihre Daten an einen Vertragspartner weitergeben (z.B. Autohersteller oder Finanzierungsanbieter) kann es vorkommen, dass diese Ihre Daten auch außerhalb der EU bzw. dem europäischen Wirtschaftsraum verarbeiten. In diesen Fällen ist der jeweilige Vertragspartner für die weitere Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich und es gelten seine Datenschutzhinweise.
Ihre Rechte als „Betroffene“
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf.
Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen
dies gesetzlich zusteht.
Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt
für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 und 2 DSGVO gegen die Verarbeitung Ihrer Daten
im Zusammenhang mit einer Direktwerbung, wenn diese auf Basis einer Interessenabwägung erfolgt.
Unser Datenschutzbeauftragter
Herr Thorsten Franz
Telefon: +49 1590 6826228
E-Mail: datenschutzbeauftragter@autocenter-giraud.de
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Ausführliche Beschreibung der Datenverarbeitung bei uns
Kundenstamm / Kundenverwaltung
Zur Verwaltung unserer Kundendaten, Verkaufsabwicklung und Serviceleistungen nutzen wir ein sog. „Dealer Managementsystem“. Hierbei handelt es sich um eine Software, die auf einem unserer Server betrieben wird. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang stellt sich wie folgt dar:
- Neukunden füllen ein Kundenstammdaten-Blatt aus
- Die Daten daraus werden in unser System übertragen
- Alle Geschäftsvorgänge (z.B. Autokauf) und Dienstleistungen (z.B. Reparaturen) werden im System unter den jeweiligen Kunden erfasst
- Über das System erstellen wir zudem unsere Rechnungen
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Stellen Sie uns die notwendigen Daten nicht zur Verfügung, können wir leider keinen Vertrag mit Ihnen schließen.
E-Mail / Telefon
Nehmen Sie telefonisch oder per E-Mail-Kontakt zu uns auf kann es vorkommen, dass wir Ihre Kontaktdaten zur weiteren Bearbeitung Ihrer Anfrage bei uns speichern. Ist der Vorgang abgeschlossen und es kam kein Vertrag zwischen Ihnen und uns zustande, werden Ihre Daten gelöscht. Im Falle von E-Mail-Anfragen werden Ihre E-Mail und Ihre E-Mail-Adresse natürlich für den Zeitraum der Bearbeitung in unserem E-Mail-Programm und auf unserem E-Mail-Server gespeichert. Informationen / Daten, welche im Zusammenhang mit einer Vertragsanbahnung stehen werden für die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträume von bis zu 10 Jahren gespeichert.
Rechtsgrundlagen für diese Verarbeitung sind:
Art. 6 Abs. 1 lit. b) & c) DSGVO, sofern die E-Mail-Korrespondenz zur Anbahnung, Durchführung oder Beendigung
eines Vertragsverhältnisses stattfindet.
Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, beim Versand von Werbung, welche von Ihnen gewünscht wurde.
Weitergabe von Daten an Ford
Als Vertragspartner der Ford Werke GmbH (Ford) sind wir vertraglich dazu verpflichtet alle von uns verkauften Ford Fahrzeuge oder im Zusammenhang mit Ford Fahrzeugen durchgeführten Dienstleistungen an Ford zu melden. Die Weitergabe der Daten umfassen u.a. Kundenstammdaten, Fahrzeugdaten und durchgeführte Dienstleistungen. Zudem bietet uns Ford die Möglichkeit Service-Erinnerungen an Sie zu versenden. So können Sie bspw. auf Wunsch rechtzeitig Erinnerungen für anstehende Inspektionen o.ä. von Ford bekommen. Sollten Sie uns Ihre Werbeeinwilligung für die Kontaktaufnahme von Ford zu Werbezwecken gegeben haben, geben wir auch diese Information zu diesem Zweck weiter.
Rechtsgrundlagen für die Weitergabe von Daten an die Ford Werke GmbH sind
Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Stellen Sie uns die notwendigen Daten nicht zur Verfügung, können wir leider keinen
Vertrag mit Ihnen schließen.
Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, sofern es sich um die Weitergabe Ihrer Daten zu Werbezwecken handelt.
Nutzung von WhatsApp
Soweit Sie eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre mitgeteilten oder vorliegenden personenbezogenen Daten (z.B.
Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Messenger-ID, Profilbild, Nachrichten) zur Kommunikation bezüglich der
Vorbereitung und Durchführung etwaiger Aufträge wie auch zur Versendung werblicher Informationen (z.B.
Angebote, Newsletter) unter Nutzung des Instant-Messaging-Dienstes „WhatsApp“ der WhatsApp Ireland Limited, 4
Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland.
Für die Nutzung dieses Dienstes wird ein bestehendes Messaging Konto benötigt.
Wir weisen darauf hin, dass die WhatsApp Ireland Limited möglicherweise personenbezogene Daten (insbesondere
Metadaten der Kommunikation) an die WhatsApp Inc. weitergibt, die auch auf Servern in Staaten außerhalb der EU
(z.B. USA) verarbeitet werden, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau herrscht. Diese Daten gibt WhatsApp
ggf. an andere Unternehmen innerhalb und außerhalb der Facebook-Unternehmensgruppe weiter. Weitere
Informationen enthält die Datenschutzrichtlinie von WhatsApp Business
(https://www.whatsapp.com/legal/business-policy/) und WhatsApp (https://www.whatsapp.com/legal/#privacy-policy).
Um die Kommunikation über WhatsApp für Sie so sicher wie möglich zu gestalten, setzen wir einen Dienstleister ein,
auf dessen Plattform unser WhatsApp Business Account betrieben wird. So ist sichergestellt, dass Ihre, im
Zusammenhang mit der WhatsApp-Kommunikation zwischen Ihnen und uns, verarbeiteten Daten erst nach Ihrer
Einwilligung an WhatsApp weitergeleitet werden. Für die Übermittlung von Daten, welche sich aus Ihrer eigenen
Nutzung von WhatsApp ergeben, tragen wir keine Verantwortung. Bei dem Dienstleister handelt es sich um ein in
Deutschland ansässiges Unternehmen, dessen Server sich ebenfalls in Deutschland befinden.
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Wir weisen darauf hin, dass Sie Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen für die Zukunft
widerrufen können, indem Sie uns Ihren Widerruf per WhatsApp durch eine Nachricht mit dem Hinweis WIDERRUF
oder per E-Mail, an die in dieser Datenschutzerklärung bzw. unserem Impressum genannte E-Mail-Adresse der
entsprechenden Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten mitteilen.
Die oben genannten Daten werden nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben bei uns gelöscht, sobald deren zur
Verarbeitung erlaubten Einwilligungen widerrufen werden bzw. wenn der Zweck der Verarbeitung dieser Daten
entfallen ist oder sie für den Zweck nicht erforderlich sind.
Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird
deren Verarbeitung auf diese Zwecke beschränkt. D.h., die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke
verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen
oder deren Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz
der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person erforderlich sind.
Stand: 15.06.2023
Ihr Ansprechpartner
Nadine Giraud-Schwarz
Geschäftsführung, Personal,
EDV, Verwaltung
| Fon | 07249 / 94 55-0 |
| Fax | 07249 / 94 55-41 |
